Reportes

Principales reportes disponibles

Además de los reportes creados específicamente en cada módulo de localización, existen algunos reportes genéricos y dinámicos muy útiles para todos los países:

• Balance general

• Estado de resultados

• Resumen ejecutivo

• Libro mayor

• Cuentas por pagar antiguas

• Cuentas por cobrar antiguas

• Estado de cuenta de flujo de efectivo

• Reporte de impuestos

• Conciliación bancaria

Puede realizar comentarios en cada uno de los reportes para imprimirlos y presentarlos a su asesor. Expórtelos como xls para realizar análisis adicionales. Profundice en los reportes para ver más detalles (pagos, facturas, apuntes de diario, etc).

También puede comparar los valores obtenidos en otro periodo. Elija con cuántos periodos desea comparar el periodo de tiempo elegido. Puede elegir hasta 12 periodos anteriores a la fecha del reporte si no desea utilizar la opción predeterminada 1 periodo anterior.

Declaración de impuestos

Las empresas con un número de IVA registrado deben presentar una declaración de impuestos mensual o trimestral, según su volumen de negocios y la normativa de registro. La declaración de la renta (o declaración de impuestos) proporciona a las autoridades fiscales información sobre las operaciones gravables realizadas por la empresa. El impuesto sobre ventas se impone sobre el número de bienes y servicios vendidos por una empresa, mientras que el IVA soportado corresponde al impuesto que se añade al precio cuando se adquieren bienes o servicios. De acuerdo con estos valores, la empresa puede calcular el importe del impuesto que tiene que pagar o que se le devolverá.

Prerrequisitos

Periodicidad de la declaración de impuestos

La configuración de la periodicidad de la declaración de impuestos permite a Odoo calcular correctamente su declaración de impuestos y además enviarle un recordatorio para que nunca se le pase la fecha límite.

Para hacerlo, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes y en periodicidad de la declaración, puede establecer:

• Periodicidad: defina si presenta la declaración de impuestos de forma mensual o trimestral;

• Recordatorio: defina en qué momento Odoo debería recordarle que presente su declaración de impuestos;

• Diario: seleccione el diario en el cual se registrará la declaración de impuestos.

Cuadrículas de impuestos

Odoo genera reportes de impuestos basados en los ajustes de las tablas de impuestos configuradas en sus impuestos. Por lo tanto, debe asegurarse de que todas las transacciones registradas utilizan los impuestos correctos. Para más información, consulte las reglas de Impuestos en la pestaña artículos del diario de cualquier factura.

Si desea configurar sus tablas de impuestos, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Impuestos, y abra el impuesto que desee modificar. Una vez ahí, podrá editar la configuración de sus impuestos, junto con las tablas de impuestos que se utilizan para registrar facturas o notas de crédito.

Cerrar un periodo de impuestos

Fecha de bloqueo de impuestos

Cualquier nueva transacción con fecha contable anterior a la fecha de bloqueo de impuestos desplazará sus valores fiscales al siguiente periodo fiscal abierto. Esta función es útil para evitar que se realicen cambios en un reporte una vez que haya cerrado su periodo.

Por lo tanto, le recomendamos bloquear su fecha fiscal antes de realizar su asiento contable de cierre. De esta forma, otros usuarios no podrán modificar o añadir transacciones que repercutirían en el asiento contable de cierre, lo que puede ayudarle a evitar errores en la declaración de impuestos.

Para consultar o editar su fecha de bloqueo de impuestos actual, vaya a Contabilidad ‣ Contabilidad ‣ Acciones: bloquear fechas.

Reporte de impuestos

Una vez que se hayan contabilizado todas las transacciones que incluyen impuestos durante el periodo que desea reportar, haga clic en Reporte de impuestos en :menuselection: Contabilidad --> Reportes --> Reportes de auditoría: reporte de impuestos. Asegúrese de seleccionar el periodo correcto que desea declarar mediante el filtro de fechas, de este modo podrá tener una visión general de su reporte de impuestos. Desde esta vista, puede acceder fácilmente a diferentes formatos de su reporte de impuestos, como PDF y XLSX. En estos se incluyen todos los valores que debe declarar a Hacienda, junto con el importe que debe pagar o que le será devuelto.

Contabilidad analítica

La contabilidad analítica le ayuda a llevar un seguimiento de los gastos e ingresos, así como a analizar la rentabilidad de un proyecto o servicio. El widget de contabilidad analítica le permitirá distribuir los costos en una o varias cuentas analíticas a la hora de crear sus asientos.

Configuración

Active la función Contabilidad analítica en Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes ‣ Analítica.

Cuentas analíticas

Las cuentas analíticas ofrecen una vista general de sus gastos y ganancias.

Para acceder a sus cuentas analíticas existentes, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Contabilidad analítica: Cuentas analíticas. Si desea crear una nueva cuenta analítica, haga clic en Nuevo, y complete la información necesaria:

• Cuenta analítica: defina el nombre de su cuenta analítica.

• Cliente: seleccione el cliente relacionado con su proyecto.

• Referencia: indique una referencia que le hará encontrar su cuenta de manera más fácil desde su factura.

• Plan: añada un plan analítico;

• Empresa: si tiene un entorno multiempresa, seleccione la empresa que usará la cuenta analítica.

• Divisa: seleccione la divisa que se usará en la cuenta analítica.

El siguiente paso es completar su información de presupuesto .

Planes analíticos

Los planes analíticos le permiten analizar su contabilidad. Por ejemplo, le ayuda a llevar un seguimiento de los gastos e ingresos por proyecto o departamento.

Puede ver los planes analíticos en Contabilidad ‣ Configuración ‣ Contabilidad analítica: Planes analíticos. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo plan.

Debe completar la siguiente información:

• Principal: vincule su plan a otro Plan analítico para crear una jerarquía entre ellos.

• Aplicabilidad predeterminada: decide el comportamiento de su plan en el widget al crear un nuevo asiento en el diario:

  • Opcional: si está seleccionado, no es obligatorio añadir el plan analítico en el widget.

  • Obligatorio: si está seleccionado, aparecerá en el widget una viñeta naranja junto al plan hasta que se realice la distribución analítica (cuando se haga, cambiará a color verde); no se podrá confirmar la entrada si no se ha seleccionado ninguna cuenta analítica.

  • No disponible: si está seleccionado, el plan no estará disponible en el widget.

• Color: establezca un color para la etiqueta relacionada a este plan en específico.

• Empresa: agregue la empresa que usará el plan.

También puede perfeccionar la aplicabilidad de sus planes en la pestaña Aplicabilidad:

• Dominio: elija qué documento contable utilizará su plan.

• Prefijo de cuentas financieras: seleccione el prefijo de las cuentas que usarán este plan.

• Categoría de producto: decide la categoría de producto que usará su plan.

• Aplicabilidad: decide el comportamiento de su plan en el widget al crear un nuevo asiento

  de diario. La aplicabilidad que establezca aquí sustituirá la predeterminada.

Hay dos botones inteligentes disponibles en la esquina superior derecha:

• Subplanes: se pueden crear para obtener una estructura analítica más compleja. Haga clic en Subplanes, Nuevo para añadir un subplan.

• Cuentas analíticas: sirve para acceder a las cuentas analíticas relacionadas al plan.

Distribución analítica

Añada un plan en la columna Analítica al crear una factura. Si vinculó su plan analítico a al menos una cuenta analítica, este campo es obligatorio. Una vez que añada el plan, aparecerá un widget que le pedirá más información. Puede añadir etiquetas que le ayuden a identificar las cuentas analíticas relacionadas y así dividir los gastos entre cuentas con tan solo modificar el porcentaje.

Modelos de distribución analítica

Los modelos de distribución analíticos ejercen una distribución específica según los parámetros definidos.

Si desea crear un nuevo modelo de distribución analítico, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Modelos de distribución analítica, haga clic en Nuevo y establezca las condiciones que debe seguir su modelo para que aplique de forma automática:

• Prefijos en cuentas: se aplicará esta distribución analítica a todas las cuentas financieras que compartan el mismo prefijo establecido.

• Contacto: seleccione un contacto que utilizará la distribución analítica.

• Categoría de contacto: no se puede ver este campo de forma predeterminada, si desea verlo haga clic en el botón de selección de columnas y seleccione Categoría de contacto. Posteriormente, añada la categoría del contacto que usará la distribución analítica.

• Producto: seleccione un producto que usará la distribución analítica.

• Categoría de producto: no se puede ver este campo de forma predeterminada, si desea verlo haga clic en el botón de selección de columnas y seleccione Categoría de producto. Posteriormente, añada la categoría de producto que usará la distribución analítica.

• Analítica: añada las cuentas analíticas y su distribución.

• Empresa: seleccione una empresa que usará la distribución analítica.

• Distribución analítica: si se cumplen las condiciones anteriores, el plan analítico definido en este campo y la distribución se seleccionarán de forma automática en el asiento.

Presupuesto financiero

La gestión de presupuestos es una parte esencial de la gestión de una empresa. Los presupuestos ayudan a las personas a gestionar mejor cómo gastan su dinero, organizan y priorizan su trabajo para cumplir sus metas financieras. Permiten planear los resultados financieros deseados y medir el rendimiento real del plan. Odoo gestiona los presupuestos con cuentas analíticas y generales.

Configuración

Vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes ‣ sección analítica y habilite la función gestión de presupuesto.

Posiciones presupuestarias

Las posiciones presupuestarias son listas de cuentas para las que desea mantener presupuestos. Normalmente son cuentas de gastos o ingresos.

Para definir posiciones presupuestarias, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Gestión: posiciones presupuestarias y haga clic en el botón nuevo. Agregue un nombre para su posición presupuestaria y seleccione la empresa que la usará. Haga clic en agregar una línea para agregar una o más cuentas.

Caso de uso

Utilicemos un ejemplo.

Acabamos de iniciar un proyecto con Smith & Co. y nos gustaría hacer el presupuesto de los ingresos y gastos del proyecto. Planeamos tener un ingreso de 1000 y no queremos gastar más de 700.

Primero debemos definir qué cuentas se relacionan con los gastos de nuestro proyecto. Para hacer esto debemos ir a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Gestión: posiciones presupuestarias y hacer clic en nuevo para agregar una posición. Se deben agregar las cuentas en las que se contabilizarán los gastos.

Repetimos los pasos para crear una posición presupuestaria para los ingresos.

Cuentas analíticas

Odoo necesita saber qué costos o gastos son relevantes para un presupuesto específico, ya que las cuentas generales mencionadas anteriormente se pueden utilizar para distintos proyectos. Para hacer esto, debemos ir a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Contabilidad analítica: cuentas analíticas y hacer clic en nuevo para agregar una nueva cuenta analítica llamada Smith & Co.

Se debe completar el campo plan. Los planes sirven para agrupar varias cuentas analíticas y distribuir los costos e ingresos con el fin de analizar el rendimiento de la empresa. Puede crear o configurar planes analíticos en Contabilidad ‣ Configuración ‣ Contabilidad analítica: planes analíticos.

Debe hacer referencia a esta cuenta analítica al crear una nueva factura de cliente o de proveedor.

Definir presupuesto

Primero debemos establecer nuestros objetivos. Entonces, especificamos que se espera ganar 1000 con este proyecto y no gastar más de 700. Vamos a Contabilidad ‣ Gestión: presupuestos y hacemos clic en nuevo para crear un nuevo presupuesto para el proyecto Smith & Co.

El siguiente paso es completar el nombre de presupuesto. Después, seleccionar el Periodo del presupuesto. Añadir la posición presupuestaria que se desea registrar, definir las cuentas analíticas, y agregar la cantidad prevista.

Ver presupuesto

Vaya a Contabilidad ‣ administración de prepuesto, busque el proyecto Smith & Co y observe su evolución de acuerdo con los gastos o ingresos de la cuenta analítica correspondiente.

El importe práctico cambia cada que se crea un nuevo asiento contable relacionado con su cuenta analítica y una cuenta de su posición presupuestaria.

El importe teórico representa la cantidad monetaria que en teoría podría haber gastado o debería haber recibido según la fecha. Por ejemplo, imagine que su presupuesto es de 1200 por 12 meses (enero a diciembre) y hoy es 31 de enero. En este caso, el importe teórico será de 100 porque, en teoría, es la cantidad que debió haber ganado.

Cierre del ejercicio

El cierre del año fiscal es de suma importancia para que las finanzas sean correctas, cumplan con las leyes, los reportes sean transparentes y así podamos tomar decisiones informadas.

Años fiscales

El año fiscal dura, por defecto, 12 meses y termina el 31 de diciembre. Sin embargo, la duración y fecha final pueden variar debido a diferencias culturales, administrativas o económicas.

Si desea modificar estos valores, vaya a menuselection:Contabilidad --> Configuración --> Ajustes. Puede encontrar el campo Último día en la sección Periodos fiscales.

Si el periodo dura más o menos de 12 meses, habilite los años fiscales y guarde, para esto regrese a la sección de periodos fiscales y haga clic en ➜ Años fiscales. Haga clic en Crear, póngale nombre y fechas de inicio y finalización.

Tareas a realizar antes de terminar el año fiscal

Antes del cierre

Antes de cerrar el ejercicio, asegúrese de que todo esté al día y sea correcto:

• Asegúrese de que todas las cuentas bancarias estén totalmente conciliadas hasta final de año, a su vez, confirme que los balances contables finales coincidan con los saldos de los estados de cuenta bancarios.

• Compruebe que todas las facturas de clientes se hayan registrado y aprobado y que no queden borradores de facturas.

• Compruebe que se hayan registrado y aceptado todas las facturas de proveedores.

• Compruebe que todos los gastos sean correctos.

• Compruebe que todos los pagos recibidos se hayan codificado y registrado correctamente.

• Cierre todas las cuentas transitorias.

• Registre todos los asientos de depreciación e ingresos diferidos.

Cierre de año fiscal

Lo siguiente es cerrar el año fiscal:

• Realice un reporte fiscal, y verifique que toda la información fiscal sea correcta.

• Concilie todas las cuentas en el balance general:

  • Actualice los balances bancarios en Odoo de acuerdo con los balances reales encontrados en los estados de cuenta bancarios.

  • Concilie las transacciones de las cuentas bancarias y de caja al ejecutar los reportes cuentas antiguas por cobrar y cuentas antiguas por pagar.

  • Audite todas sus cuentas, y asegúrese de entender perfectamente todas las transacciones y su naturaleza, además, no olvide incluir préstamos y activos fijos si los tiene.

  • Si lo desea, puede ejecutar la función conciliación de pagos para validar las facturas de proveedores y clientes pendientes con sus pagos. Este paso es opcional, sin embargo, si se concilian todos los pagos y facturas pendientes, puede ayudar al proceso de cierre de año ya que se podrían encontrar errores en el sistema.

Es probable que su contador deseé verificar el balance general y los asientos de diario de:

• ajustes manuales para el cierre de año,

• trabajo en proceso,

• asientos de amortización

• préstamos,

• ajustes fiscales,

• etc.

Si su contador está realizando la auditoría de fin de año, es probable que quiera tener copias físicas de todos los elementos del balance (como préstamos, cuentas bancarias, pagos anticipados, declaraciones de impuestos sobre las ventas, etc…) para compararlos con sus balances de Odoo.

Ganancias del año en curso

Odoo utiliza un tipo de cuenta único llamado ganancias del año en curso para mostrar la diferencia de cantidad entre las cuentas de ingresos y gastos.

Para asignar los beneficios del año en curso, cree un asiento diverso para registrarlo en cualquier cuenta del capital. Después, confirme si los beneficios del año en curso en el balance reportan correctamente un saldo de cero. Si es así, establezca una fecha de bloqueo para todos los usuarios en el último día del año fiscal en Contabilidad ‣ Contabilidad ‣ Fechas de bloqueo.